DOCUMENTOS NOTARIALES

Te presentamos este artículo con los documentos notariales.

Como primer de todo es fundamental que sepas de qué se trata un protocolo notarial que lo puedes conocer en detalle en nuestro artículo.

Otra cosa también muy importante es saber en qué notaria se firmó el protocolo.

PROTOCOLO

ARTÍCULO 64: El registro notarial consiste en la recopilación organizada de todas las escrituras autorizadas durante el año, junto con su documentación adjunta, en estricto apego a las disposiciones del Código Civil y la legislación vigente. Este registro abarcará las escrituras autorizadas desde el primero de enero hasta el treinta y uno de diciembre de cada año.

SU ESTRUCTURACIÓN

ARTÍCULO 65: A discreción del notario, el registro notarial puede dividirse en dos secciones identificadas como A y B. En la sección A se incluirán todos los actos y contratos que no estén específicamente enumerados para la sección B. La sección B estará reservada exclusivamente para actas, poderes relacionados con la venta de bienes no inmuebles o de administración y disposición, protestos, venias y otras autorizaciones similares. El notario que opte por esta división deberá notificarlo al Colegio de Notarios y al Tribunal Superior de Justicia.

CUADERNOS DE REGISTRO

ARTÍCULO 66: El notario creará cuadernos mediante la agrupación de diez (10) sellos de acuerdo al valor estipulado por la ley correspondiente. Estos sellos deberán estar numerados de forma correlativa de menor a mayor. Los cuadernos también deberán ser numerados con letras y números de manera correlativa, como parte integral del registro anual.

ARTÍCULO 67: Los cuadernos del registro notarial serán sellados y rubricados por el Colegio de Notarios, quien mantendrá un registro de rubricas para este fin. En este registro se registrarán cronológicamente las rubricas realizadas, incluyendo el nombre y apellido del notario, su número de registro, el número de cuadernos y la numeración de los sellos que los componen.

APERTURA Y CIERRE DEL REGISTRO

ARTÍCULO 68: Cada año, el registro notarial comenzará con una constancia colocada en el primer sello del primer cuaderno, indicando el número de registro y el año correspondiente.

CONVERSIÓN A FORMATO DIGITAL

El registro será cerrado después de la última escritura del año, con una nota firmada por el notario a cargo del registro. Seguimos con los documentos notariales.

CAPÍTULO II

ESCRITURAS PÚBLICAS, documentos notariales

REQUISITOS

ARTÍCULO 69: Antes de concluir el año siguiente, es obligatorio encuadernar el registro notarial del año anterior. Esta encuadernación se realizará en volúmenes que no excedan los quince (15) centímetros de espesor. En el lomo de cada volumen se inscribirá lo siguiente:

Registro notarial del año… Sección… Número de Registro… Folios… Ciudad… y nombre del titular y adjunto.

CONSERVACIÓN documentos notariales

ARTÍCULO 70: El primer volumen contendrá un índice alfabético de las escrituras autorizadas durante el año, con detalles como apellido y nombre de los otorgantes, objeto del acto, fecha y folio de la escritura.

ARTÍCULO 71: Los notarios conservarán en su poder los registros notariales de los últimos cinco (5) años completos, entregando el correspondiente al año archivado antes del primero de abril de cada año al Archivo del Poder Judicial. En caso de división en secciones, el notario está obligado a entregar únicamente la sección A.

ARTÍCULO 72: Los notarios de registros son responsables de mantener la integridad y conservación de los registros, salvo en casos de fuerza mayor o circunstancias imprevistas.

ARTÍCULO 73: El registro notarial no puede ser sacado de la oficina excepto por razones de fuerza mayor o según lo estipulen las leyes. El cuaderno actual puede ser sacado por el notario de la oficina fuera del horario de atención al público. Durante el horario de atención, solo se puede extraer en casos que lo exija la naturaleza del acto o por circunstancias especiales.

EXHIBICIÓN documentos notariales

ARTÍCULO 74: La exhibición del registro notarial procederá mediante orden del Juez competente o a solicitud de partes interesadas en documentos específicos. Este derecho lo tienen los otorgantes o sus representantes legales o sucesores. En el caso de actos de última voluntad o reconocimientos de filiación, solo los otorgantes tienen este derecho mientras estén vivos.

ARTÍCULO 75: La exhibición del registro notarial no se aplica a documentos considerados secretos por el responsable de su custodia, excepto en casos de representación legal de los otorgantes o sus sucesores. En tales casos, se puede recurrir al Juez notarial.

ARTÍCULO 76: El notario tomará las medidas necesarias para garantizar que la exhibición no comprometa sus obligaciones fundamentales ni las garantías de las partes interesadas.

ARTÍCULO 77: Las escrituras públicas se redactarán de acuerdo con las disposiciones del Código Civil, otras leyes y regulaciones pertinentes, así como lo establecido en este capítulo. Solo pueden ser registradas en los cuadernos habilitados conforme al capítulo anterior.

ARTÍCULO 78: Cada escritura matriz comenzará con un encabezado que indique el objeto del acto o contrato y los nombres completos de las partes involucradas.

ARTÍCULO 79: El texto de la escritura comenzará con el número de orden correspondiente al registro anual, escrito en letras. La numeración será consecutiva, comenzando cada año con el número uno. No se permitirá el uso de términos como “bis” en la numeración de escrituras, debiendo informarse al Colegio de Notarios cualquier excepción aprobada.

ARTÍCULO 80: Además de los requisitos del Código Civil, las escrituras pueden incluir:

1) Estado civil de los comparecientes, incluyendo información sobre cónyuges anteriores y familiares, si corresponde;
2) Datos personales como edad, nacionalidad, profesión, firma habitual, documentos de identidad y domicilio de los comparecientes;
3) Las medidas, fechas o cantidades deben expresarse en palabras, excepto si se transcriben de documentos que las mencionen en números.
El notario no será responsable por declaraciones inexactas de los comparecientes, siempre y cuando cumpla con los dos primeros incisos.

ARTÍCULO 81: Si uno de los comparecientes no puede firmar, el notario debe indicar la razón en la escritura. El compareciente puede dejar su huella digital, preferiblemente la del pulgar derecho, además de la firma a ruego permitida por el Código Civil.

ARTÍCULO 82: Se debe hacer una nota marginal en los títulos correspondientes sobre los actos jurídicos realizados. Si los documentos están depositados en instituciones financieras u otras, el notario debe informar sobre los actos autorizados. En los documentos relacionados con bienes raíces, se deben incluir los detalles necesarios para su registro en el Registro de la Propiedad.

SISTEMAS DE REDACCIÓN documentos notariales

ARTÍCULO 83: Las escrituras matrices pueden ser manuscritas o mecanografiadas. Se permite el uso indistinto o alternativo de ambos sistemas, pero todas las escrituras deben finalizarse utilizando el mismo método de escritura.

ARTÍCULO 84: Solo se permitirá el uso de tinta negra en las escrituras matrices, sin ingredientes que dañen el papel o borren el texto.

ARTÍCULO 85: Si se opta por el sistema mecanografiado, el notario debe informar al Colegio de Notarios sobre las máquinas utilizadas, proporcionando una reproducción completa de sus signos gráficos. También debe informar sobre cualquier cambio en estas máquinas.

ARTÍCULO 86: Para el mecanografiado, se pueden utilizar máquinas especiales para protocolo con uno o más juegos de tipos, siempre que cumplan con los requisitos de este capítulo. Se debe utilizar cinta de tinta negra fija, y está prohibido el uso de cinta copiativa. Los caracteres mecánicos deben tener al menos dos (2) milímetros de altura y no debe haber espacio entre palabras.

Los protocolos también tienen una serie de aranceles y documentos que debes conocer.

FORMAS DE REDACCIÓN de los documentos notariales

ARTÍCULO 87: Las escrituras públicas deben redactarse sin abreviaturas, en un solo cuerpo de texto, claro y preciso. Los nombres de los comparecientes deben transcribirse utilizando el tipo de letra común en minúsculas y los apellidos en mayúsculas. En el caso del sistema manuscrito, los nombres y apellidos deben escribirse en letras de imprenta, con el apellido destacado.

ARTÍCULO 88: Todas las escrituras deben comenzar en la primera línea de la página siguiente al sello de la escritura anterior. El espacio libre del sello entre una escritura y otra puede utilizarse para notas sobre copias.

CONCLUSIÓN

ARTÍCULO 89: Si una escritura no se concluye debido a errores u otras causas, el notario deberá hacer una nota al pie de página indicando el error y firmarla con su sello. Si la escritura está completa pero no todas las partes la firman, el notario hará una nota explicativa debajo de su firma y sello, indicando la razón. En ambos casos, la numeración continuará sin repetirse.

ARTÍCULO 90: Según lo estipulado por el Código Civil, cualquier enmienda, corrección, o tachadura dentro del cuerpo de la escritura, tanto en la matriz como en el testimonio, debe realizarse utilizando la misma máquina con la que se redactó originalmente la escritura. Además, cualquier cambio debe ser validado por el notario con su firma antes de que las partes firmen el documento.

ARTÍCULO 91: Cualquier adición que las partes deseen hacer al contenido de una escritura debe ser incluida antes de que estas firmen el documento, al final del texto. De lo contrario, la adición carecerá de validez, sin perjuicio de la responsabilidad profesional del notario que autoriza el documento, de estos documentos notariales.

ARTÍCULO 92: Las escrituras que cumplan con todos los requisitos establecidos por la presente ley deben ser firmadas por todas las partes involucradas al final del acto, y luego autorizadas por el notario con su firma y sello.

CAPÍTULO III

DE LAS ACTAS

ARTÍCULO 93: Las actas seguirán los requisitos de las escrituras públicas con las siguientes especificaciones:

1) Se debe registrar el motivo que requiere la intervención del notario.
2) Las personas involucradas o notificadas serán informadas previamente sobre la función del notario y, en caso necesario, sobre su derecho a responder.
3) Las actas pueden ser autorizadas incluso si alguna de las partes se niega a firmar, lo cual será registrado.

DE LA COMPROBACIÓN DE HECHOS

ARTÍCULO 94: Se puede requerir al notario para verificar hechos y objetos presenciados, verificar su estado o existencia, así como la presencia de personas. En el acta correspondiente se registrarán las declaraciones y opiniones de peritos u otros testigos sobre la naturaleza, características y consecuencias de los hechos verificados de los documentos notariales.

ARTÍCULO 95: También se puede asentar en acta la verificación del envío de cartas y documentos por correo.

DE LAS PROTOCOLIZACIONES

ARTÍCULO 96: La protocolización de documentos, ya sea por mandato judicial o solicitud de particulares para darles fecha cierta u otros fines legales, seguirá estos pasos:

1) Se redactará un acta que incluya el mandato judicial o la solicitud y los actos que identifiquen el documento. En caso de testamento ológrafo, se transcribirá obligatoriamente.
2) Se adjuntarán al protocolo el documento y, de ser necesario, las actuaciones correspondientes.
3) No se requiere la presencia ni firma del juez que ordenó la protocolización.
4) Al emitir una copia, si el documento no fue transcrito en el acta, se reproducirá primero el texto del acta y luego el del documento.

ARTÍCULO 97: La protocolización de actuaciones judiciales o administrativas incluirá la relación de las partes del expediente y la transcripción de las piezas pertinentes, según la naturaleza de las actuaciones y los objetivos del solicitante. En casos relacionados con bienes inmuebles, el acta también contendrá la referencia a la titularidad y las especificaciones requeridas por las leyes y regulaciones respectivas.

DE LOS DEPÓSITOS de los documentos notariales

ARTÍCULO 98: Los notarios pueden recibir en depósito o consignación cosas, documentos, valores y cantidades, según lo estipulen las leyes, bajo condiciones determinadas en ausencia de obligación legal. Las circunstancias relacionadas con los involucrados, objetos, propósitos y acuerdos se registrarán en un acta, a menos que puedan documentarse mediante certificados o recibos simples.

DE LOS PROTESTOS

ARTÍCULO 99: Las disposiciones de esta ley se aplicarán a los protestos, siempre y cuando no entren en conflicto con la legislación especial sobre la materia.

CAPÍTULO IV

REGISTRO DE LOS TESTAMENTOS de los documentos notariales

ARTÍCULO 100: En todos los juicios sucesorios que se inicien en la Provincia, antes de la declaración de herederos, se deberá adjuntar un certificado del registro de testamentos, administrado por el Colegio de Escribanos, que confirme la existencia o ausencia de actos de última voluntad, incluyendo detalles identificativos si existen. Este certificado deberá ser emitido por el Colegio de Escribanos en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde su presentación. Si el certificado confirma la existencia de un testamento que no ha sido presentado al proceso, el Juez requerirá al notario una copia autorizada, en caso de haber sido otorgado en acto público, o el testimonio del original, si corresponde. Este certificado debe ser agregado al expediente antes de la declaración de herederos, la aprobación del testamento o la declaración de vacancia de la sucesión. El Colegio llevará un registro de testamentos donde se registrarán los diferentes tipos de documentos notariales relacionados con la voluntad testamentaria, sin tener en cuenta su contenido específico, como testamentos por acto público, testamentos cerrados y ológrafos, protocolizaciones de testamentos, revocaciones de testamentos, designaciones de tutores y otros documentos que el Consejo Directivo determine.

ARTÍCULO 101: Las inscripciones en el registro de testamentos se limitarán a incluir:

1) Nombre completo del otorgante y otros datos personales para su identificación.
2) En caso de actos públicos, el lugar y fecha de otorgamiento, número de folio de la escritura, registro notarial, nombre del notario autorizante o depositario, y ubicación del documento.

COMUNICACIÓN

ARTÍCULO 102: Los escribanos de la Provincia están obligados a comunicar al Registro de Testamentos, con su firma y sello, y los datos especificados anteriormente, el otorgamiento de cualquier testamento por acto público, nombramientos de tutores, protocolizaciones de testamentos, recepción de testamentos ológrafos o cerrados para su custodia, y la cesación o revocación de estos, dentro de los treinta días posteriores al evento respectivo. Los escribanos de otras jurisdicciones, así como miembros del cuerpo diplomático y consular, jueces de paz o miembros de municipalidades, y en los casos de testamentos especiales previstos por el Código Civil y para los propios testadores, también pueden realizar esta comunicación.

CERTIFICACIONES

ARTÍCULO 103: El registro tendrá carácter reservado y solo se expedirán certificaciones sobre las circunstancias especificadas en el artículo 101 en los siguientes casos:

1) A solicitud del otorgante, personalmente o a través de un representante con poder específico otorgado en escritura pública.
2) Por requerimiento judicial.
3) Libremente sobre la existencia de actos registrados, cuando se demuestre el fallecimiento del otorgante mediante la presentación del certificado de defunción o la sentencia declaratoria de presunción de fallecimiento.

OBLIGACIÓN DEL ESCRIBANO de los documentos notariales

ARTÍCULO 104: Los escribanos de la Provincia adjuntarán al protocolo el comprobante expedido por el Registro, confirmando la recepción de la comunicación según el artículo 102, en caso de otorgamiento o revocación de testamentos por acto público o nombramiento de tutores. También harán una nota marginal en la matriz del documento.

CAPÍTULO V

LIBRO DE CERTIFICACIONES DE FIRMAS

ARTÍCULO 105: Es obligatorio para los Escribanos llevar un Libro de Certificaciones donde registrarán las solicitudes de certificación de firmas e impresiones digitales de los documentos notariales.

ARTÍCULO 106: El Libro de Certificaciones de Firmas será suministrado por el Colegio de Escribanos a cada Registro Público Notarial y contendrá doscientos cincuenta (250) folios móviles. Una vez completados, el libro será encuadernado por el Escribano o antes si se decide su uso exclusivamente manuscrito. Se abrirá con una entrada por parte del Colegio con todos los datos pertinentes y se cerrará por el Escribano de manera similar a los protocolos. Las actas se registrarán cronológicamente, ya sea de forma manuscrita o mecanografiada, siguiendo las normas establecidas para las escrituras públicas. Los libros se numerarán cada doscientos cincuenta (250) folios y permanecerán bajo la custodia del Escribano una vez cerrados.

DE LAS ACTAS

ARTÍCULO 107: Las actas se registrarán en orden cronológico y se numerarán correlativamente dentro de cada libro.

ARTÍCULO 108: Cada acta deberá incluir:

1) Número de orden, lugar y fecha.
2) Nombre y apellido del solicitante o solicitantes.
3) Opcionalmente, referencias a documentos de identidad.
4) Fe de conocimiento.
5) Descripción del requerimiento y breve identificación de los documentos donde se encuentran las firmas o impresiones digitales a autenticar.
6) Firma o impresión digital del solicitante o solicitantes, y firma y sello del Escribano.

ARTÍCULO 109: En casos de múltiples solicitantes o documentos, las formulaciones correspondientes pueden registrarse en una sola acta.

ARTÍCULO 110: En la certificación notarial, se indicará que la firma o impresión digital se realizó en presencia del Escribano, simultáneamente a la autenticación y por persona conocida por él. Si el Escribano no conoce a la persona, aceptará el documento que demuestre su identidad bajo su responsabilidad, dejando constancia precisa en la certificación.

CONSTANCIA EN EL DOCUMENTO NOTARIAL

ARTÍCULO 111: La certificación debe comenzar en el documento donde se encuentra la firma o impresión digital, indicando el folio, número y libro correspondiente al acta de solicitud.

ARTÍCULO 112: Las autenticaciones de firmas e impresiones digitales tienen como objetivo garantizar la legitimidad de estas, sin afectar la autenticidad del contenido del documento ni su carácter privado.

ARTÍCULO 113: No se autenticarán firmas o impresiones digitales en documentos con espacios en blanco, y el Escribano puede negarse a autenticar si el documento contiene cláusulas ilegales o contrarias a la moral, buenas costumbres, o si se refiere a actos que requieren instrumentos públicos para su validez. Si está en un idioma extranjero, el Escribano puede exigir una traducción previa, dejando constancia en la certificación.

ARTÍCULO 114: Los inspectores notariales verificarán el cumplimiento del Libro de Certificaciones según lo establecido en los artículos anteriores, y en caso de incumplimiento informarán al Colegio de Escribanos para tomar las medidas necesarias.

CAPÍTULO VI

DE LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES

ARTÍCULO 115: El Escribano Titular de Registro, su adscripto o su reemplazante legal están obligados a proporcionar copias de las escrituras otorgadas en su protocolo a las partes que lo soliciten. Sin embargo, esta disposición no se aplica a las segundas copias de escrituras que contengan obligaciones pendientes entre las partes, para las cuales se requerirá autorización judicial.

ARTÍCULO 116: Las copias de escrituras públicas solo pueden ser expedidas por los mencionados en el artículo anterior mientras tengan los protocolos en su posesión. Cuando los protocolos estén depositados en el Archivo de los tribunales, las copias pueden ser expedidas por el Director del Archivo de los documentos notariales.

FORMAS DE EXPEDICIÓN

ARTÍCULO 117: La copia de una escritura debe ser una reproducción fiel de la escritura matriz. Al principio se indicará si es la primera, segunda u otras copias expedidas. Al final, después de transcribir la escritura, se indicará el folio y año del protocolo donde se encuentra la escritura, la numeración de los sellos en que se expiden las copias, las partes para las cuales se expide y la fecha de expedición. El Escribano firmará y sellará la copia. Si se trata de un acto sujeto a inscripción, el Escribano también incluirá los datos de la inscripción. Si la copia es expedida por orden judicial, se indicará la autoridad que lo ordenó.

ARTÍCULO 118: Las copias pueden ser realizadas a máquina o manuscritas, fotocopiadas o mediante copia carbónica por fijación hidrostática. Todas las hojas serán selladas y rubricadas por el Escribano. Las copias realizadas a máquina deben cumplir los mismos requisitos que las escrituras matrices expedidas por el sistema mecanografiado. Si se emite una copia carbónica por fijación hidrostática, esta debe obtenerse directamente en papel notarial habilitado.

ARTÍCULO 119: Cualquier corrección, interlineación o enmienda en el texto de un testimonio debe ser salvada al final por el Escribano de su puño y letra.

COPIA SIMPLE documentos notariales

ARTÍCULO 120: Los Escribanos pueden, a solicitud de las partes interesadas, proporcionar certificados y extractos de las escrituras, así como copias simples de las escrituras en papel común, cumpliendo los requisitos establecidos para los testimonios.

ARTÍCULO 121: Los Escribanos pueden certificar la autenticidad de las fotocopias o fotografías de otros documentos sin otorgarles carácter de testimonio.

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